Antes de existir um condomínio, seus moradores ou mesmo um CNPJ, parte do custo de operação de um edifício já pode estar definida na planta. A distância percorrida pela equipe de limpeza, a localização da central de resíduos, o funcionamento da portaria e o caminho de uma encomenda dentro do prédio são decisões capazes de gerar despesas recorrentes ao longo dos anos. Essa fase operacional concentra entre 60% e 80% dos custos do ciclo de vida de um edifício, de acordo com relatório produzido pela International Facility Management Association (IFMA) e pela Autodesk. O estudo considera despesas relacionadas a manutenção, otimização de espaços, experiência dos usuários e gestão de ocupantes. No Brasil, o avanço das taxas condominiais ajuda a dimensionar o impacto desses custos no orçamento das famílias. O valor médio cobrado pelos condomínios aumentou 6,8% em 2025, enquanto o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA) encerrou o ano em 4,26%, segundo dados da Superlógica. Parte das despesas decorre de fatores externos ao projeto, como reajustes salariais, tarifas e contratos de prestação de serviços. Outra parcela, porém, pode ser influenciada pela forma como os espaços e os fluxos internos são planejados. É nesse momento, enquanto os custos ainda estão sendo definidos, que atua a consultoria operacional aplicada ao projeto, prática ainda pouco difundida no Brasil. O modelo incorpora profissionais com experiência na administração de edifícios à fase de concepção, quando áreas técnicas e rotinas podem ser revistas sem reformas posteriores. A atuação difere da sindicatura profissional, iniciada após a constituição do condomínio. A consultoria busca preencher uma lacuna reconhecida pelo próprio setor. A pesquisa da IFMA e da Autodesk, realizada com 212 profissionais, mostrou que 80% dos entrevistados não envolviam gestores de instalações de maneira consistente nas etapas de projeto e construção. Ao mesmo tempo, 70% previam maior colaboração com projetistas nos três anos seguintes. Em 2025, esse movimento ganhou uma resposta institucional com a criação da Building Lifecycle Management Initiative, também liderada pelas entidades. Com atuação global, incluindo a América Latina, a iniciativa reúne profissionais dos setores imobiliário, de gestão de instalações, arquitetura, engenharia, construção e tecnologia para integrar as etapas do ciclo de vida dos edifícios. "A integração entre arquitetura, engenharia e operação vem ganhando espaço, mas muitos projetos ainda priorizam elementos valorizados na etapa de venda e deixam as necessidades operacionais em segundo plano. A proposta da consultoria é incorporar essa lógica ao projeto, antes que os problemas exijam adaptações", afirma Ricardo F. Spindola, consultor operacional com atuação na gestão de condomínios em Santa Catarina.Operação desenhada andar por andar Um dos projetos que adotou essa metodologia foi o Athene Garden, da FHaus Empreendimentos, em desenvolvimento em Colinas de Camboriú, no Litoral Norte catarinense. Segundo a incorporadora, o empreendimento terá 148 apartamentos distribuídos em duas torres e teve seus ambientes analisados sob a perspectiva da futura operação. "O trabalho permitiu testar hipóteses ainda na fase de projeto. As análises partiram de questões relacionadas à forma como os futuros colaboradores deverão atender os moradores e executar as rotinas do condomínio. Manter um padrão no início é mais simples; o desafio é sustentá-lo ao longo dos anos", afirma Spindola. De acordo com a FHaus, a análise resultou no redimensionamento da portaria e na revisão dos fluxos de recebimento de encomendas. A central de resíduos ganhou mais espaço, o mercadinho mudou de posição e o acesso ao salão de festas foi redesenhado para reduzir interferências entre eventos privados e o uso da piscina pelos demais moradores. O dimensionamento da piscina aquecida também foi revisto para facilitar a limpeza de uma divisória de vidro. O projeto também passou a prever uma área de descanso para funcionários do condomínio e profissionais que prestam serviços aos moradores. Os depósitos de materiais de limpeza, conhecidos como DMLs, foram distribuídos próximos aos ambientes atendidos e separados por finalidade. Segundo Spindola, a medida busca reduzir deslocamentos e o risco de contaminação cruzada. O dimensionamento considera equipamentos, pontos hidráulicos, número de carrinhos e intensidade de uso, especialmente nos fins de semana e feriados. "Um depósito pode precisar comportar dois carrinhos e um diluidor automático de produtos, enquanto outro, dedicado aos sanitários, pode ser menor. A estrutura operacional deve responder às características e à intensidade de uso das áreas comuns", afirma. Spindola cita um caso identificado por ele em outro condomínio de alto padrão. Segundo o consultor, a distância entre o depósito de materiais de limpeza e a área de eventos fazia com que os deslocamentos dos funcionários acumulassem o equivalente a 42 dias de trabalho por ano. O problema levou à instalação de uma nova unidade próxima aos salões. "Quando o tempo é acumulado ao longo de um ano, o impacto fica mais evidente. Para a equipe responsável por devolver o espaço limpo dentro do prazo, porém, o desgaste ocorre diariamente", diz. Para Thomas Fischer, sócio-fundador da FHaus, a participação de profissionais da operação ainda na concepção permite avaliar o funcionamento do empreendimento em um horizonte mais longo. "Arquitetura, engenharia e operação precisam dialogar desde o início para equilibrar a experiência do morador e a eficiência do condomínio. O edifício precisa funcionar na entrega, mas as decisões também devem considerar seu uso dez ou vinte anos depois", afirma. Segundo a FHaus, o Athene foi concebido para buscar as certificações LEED e WELL, considerando iluminação natural, ventilação, conforto térmico e integração com áreas verdes. A incorporadora também retirou oito apartamentos da versão inicial para ampliar as áreas de convivência, representando a renúncia de R$ 50 milhões em potencial de vendas. "O valor do projeto está na qualidade do conjunto. Quando pensamos no empreendimento a longo prazo, a eficiência da operação também passa a integrar aquilo que será entregue ao cliente", finaliza Thomas.